O processo de onboarding representa uma das etapas mais determinantes na jornada de um novo colaborador dentro de uma organização. Consiste num conjunto de ações planeadas que têm como objetivo integrar o novo elemento na equipa, proporcionando-lhe os recursos, o conhecimento e o acompanhamento necessários para que se adapte rapidamente à cultura da empresa e às suas funções.

Um programa de onboarding bem estruturado é essencial para potenciar a produtividade, o envolvimento e a motivação dos novos colaboradores, assegurando que se sintam acolhidos e alinhados com os valores e metas da organização.

Com a pandemia sugiram novos desafios, entre eles destacamos a seguinte questão: Como gerir o processo de desvinculação durante a pandemia?

Um dos impactos da pandemia foi a demonstração do grande potencial do trabalho remoto, habitualmente designado por teletrabalho. O teletrabalho permitiu às Organizações e aos Seres Humanos, de forma global, a descoberta de um novo modus operandis, em termos de vivência humana e de trabalho. A aposta nesta modalidade de trabalho visa fundamentalmente a criação de um ambiente de segurança e conforto, diminuindo os riscos de contágio, mas em simultâneo, a prossecução total dos objetivos profissionais aliada a uma boa gestão do tempo.  Por outro lado, a pandemia despoletou uma crise económica e como consequência desta, a desvinculação de recursos humanos, junto das Organizações/Entidades Patronais.

A desvinculação de um colaborador deve ser entendida como um processo de fecho e abertura de horizontes. O fecho permite ao colaborador abraçar novas oportunidades, fora do palco da Entidade Patronal, saindo da sua zona de conforto. Abertura, por seu turno significa que o ex-colaborador poderá transformar-se num potencial cliente, fornecedor, seguidor ou até mesmo regressar futuramente à Organização. Mas fundamentalmente significa que há espaço para aprender, crescer e progredir na carreira profissional. É um “empurrão” duro, mas por vezes necessário para uma viragem profissional.

Um bom planeamento do processo de desvinculação contribui para o processo de Retenção de Talentos. Os tempos de crise permitem evidenciar quais os colaboradores que de facto “vestem a camisola”, quais os que estão dispostos a continuar a produzir resultados, apesar das adversidades constantes e emergentes. O teletrabalho exige uma excelente otimização do tempo e uma conciliação da vida pessoal com a vida profissional. O mesmo espaço (casa) torna-se em simultâneo e, por vezes sem fronteiras lar e escritório. Portanto, é preciso reconhecer e reter os grandes talentos, que agregam valor à Organização. Um olhar atento é determinante, neste processo de avaliação e retenção de competências.

Em tempos de pandemia, a aproximação física é limitada e quase inexistente, por essa razão é crucial assegurar os meios necessários para a existência de uma enorme proximidade virtual, que de igual forma preencha o lado emocional do Profissional, dado que antes de Ser Profissional é um Ser Humano, repleto de emoções e afetos. Neste sentido é deveras importante ressalvar a grande importância da tecnologia, num offboarding devidamente planeado que proporcione meios necessários, para um trabalho bem-sucedido!

A tecnologia tem-se mostrado, mais uma vez, uma forte aliada à Gestão de Recursos Humanos, assim, por que não utilizá-la no planeamento e execução do seu processo de Offboarding? Quer saber mais? Entre em contacto connosco!

O onboarding e o offboarding são processos distintos, que se realizam em diferentes fases, mas que estão inteiramente interligadas.

A fase anterior ao onboarding, o Recrutamento e Seleção, é crucial e por esse motivo deve ser bem-sucedida, de forma a gerar resultados positivos, sobretudo no que concerne à prossecução dos objetivos traçados para a função e cumprimento das expectativas. Não obstante, é uma etapa que requer tempo, por vezes, apresenta um elevado custo, mas da qual se espera rentabilidade. Por esta razão, poderá ter impacto nas fases seguintes, pelo facto de se atribuir menos relevância ao pós admissão.

As boas práticas do onboarding permitem ao Colaborador:

• Conhecer a Entidade Patronal e o desafio profissional a que se propôs. A clareza na apresentação das novas funções tenderá a impulsionar maior motivação do Colaborador;
• Melhor integração na nova equipa, fomentando assim o espírito de pertença;
• Facultar recursos e mecanismos que possibilitem um melhor desempenho do colaborador. Esses recursos devem contemplar vertentes distintas, mas que se complementam entre si: técnica, social/interpessoal e organizacional.

O onboarding é um momento crítico na medida que, a execução deste processo levará ou não ao sucesso do Colaborador. Este processo não termina após a admissão do colaborador, é contínuo ao longo de toda a sua trajetória na Organização. Este acompanhamento de proximidade é determinante para a entrega e desempenho do colaborador e, por conseguinte, para a política de retenção de talentos na Organização. Mais uma vez é crucial trabalhar numa lógica de win-win, assente em valores e princípios sólidos, com vista ao crescimento sustentado e à melhoria contínua.

Um colaborador motivado, valorizado e com um forte e sólido sentimento de pertença apresenta uma menor probabilidade de desvinculação da Organização, porque se sente parte do todo e contribui para o seu crescimento.

Por outro lado, num processo estruturado de offboarding, seja qual for a origem da desvinculação (Colaborador ou da Entidade Patronal), é crucial a existência de:

• Empatia, com vista a conhecer e registar razões que levaram à saída do Colaborador, em prol da melhoria contínua, no âmbito de processos futuros;
• Feedback do Colaborador relativamente à sua experiência na Entidade, assim como, dos RH acerca do percurso do Colaborador na Entidade;
• O Respeito também é um fator bastante pertinente para que todo o processo seja realizado com sucesso.

Em suma, é deveras importante ter em linha de consideração:

–  A importância da otimização do processo de onboarding, na medida que permite um elevado nível de retenção dos colaboradores e reduz a possibilidade de se concretizar o offboarding. No entanto, na eventualidade de se concretizar o offboarding, estando o processo devidamente estruturado, poderá originar um futuro regresso do Colaborador.  Afinal, os Colaboradores são o ativo mais importante da Organização. O capital humano é o que distingue a Organização, é a imagem de marca que se pretende bem posicionada no mercado.

Pelas razões acima descritas, tal como referido inicialmente, o onboarding e o offboarding, apesar de opostos, são processos interligados que se complementam!

O processo de Offboarding consiste no procedimento realizado aquando da cessação do contrato do colaborador. Este processo impactua no Employer Branding da organização e na Retenção do Talento. Assim sendo, o objetivo deste processo é que os Recursos Humanos proporcionem ao colaborador uma experiência positiva na organização.

Melhores Práticas:

1. Comunicação

Este passo consiste em comunicar à chefia ou ao colaborador a intenção e razão de uma das parte cessar o contrato, dando assim início ao processo de Offboarding. 

2. Transferência de Conhecimento

No Offboarding é importante que o colaborador partilhe as suas práticas acerca da função ao seu sucessor ou à sua chefia, documentando e detalhando o processo, facilitando assim integração do  próximo colaborador.

3. Entrevista de Saída

A entrevista de saída serve para entender o motivo que levou o colaborador a tomar esta opção, obter feedback acerca da experiência do colaborador na organização e da função com perspetiva de potenciais melhorias e manter uma boa relação no futuro.

4. Recolher os instrumentos utilizados

A sua chefia deve recolher o material utilizado e fornecido pela organização no decorrer das suas funções.

5. Reconhecimento

De forma a aumentar a probabilidade do colaborador ter um relacionamento favorável no futuro com a organização (talvez como futuro cliente, fornecedor ou outro tipo de stakeholder) e também manter a restante equipa motivada recomenda-se a elaboração de uma Carta de Referência apreciando a sua contribuição para com a organização e oferecendo uma lembrança da sua permanência.

6. Pagamento

Proceda ao pagamento da compensação no momento da saída do colaborador e não após a mesma de forma a que este se sinta legalmente compensado.

EXTRA POINTS: Mantenha contacto futuro com o colaborador criando um grupo alumni.
No caso de trabalho temporário opte por um questionário de cessação.

O Crossboarding consiste na adaptação do colaborador à nova função causada por mobilidade interna ou por mudança estrutura/equipa/área/novo negócio ou projeto. Neste processo o objetivo da gestão de recursos humanos é dotar o seu pool, o capital humano, de competências necessárias para que consigam realizar o seu trabalho, facilitando o processo de integração para que rapidamente sejam produtivos.

Melhores práticas:

No processo de Crossboarding é fundamental que o colaborador seja novamente envolvido na função ou nas novas instalações como se de um processo de Onboarding se tratasse.

1. Preparação do Processo

O objetivo do primeiro passo é planear todo o processo, nomeadamente através de documentação, acesso e elaboração do calendário de crossboarding.

2. Comunicação

A integração do colaborador numa função/equipa/estrutura/negócio ou projeto diferente é essencial ser comunicada à organização de forma a facilitar a socialização e a passagem de informação.

3. Apresentação da equipa e do posto de trabalho

No terceiro ponto o colaborador deve ser apresentado à sua equipa de trabalho, aos colegas e ao seu posto de trabalho para se ir ambientando à sua nova realidade.

4. Partilha de Informação

A partilha de informação consiste na passagem de conhecimento, procedimentos e tarefas inerentes à função do colaborador. Este passo pode ser adaptado caso o crossboarding não seja relativo a uma mudança de função mas de produto/área/estrutura ou equipa optando pela transferência de conhecimento dos mesmos.

5. Definição de Metas

Tal como abordamos no onboarding, a definição de objetivos e análise dos mesmos é essencial para a organização garantir que o colaborador está a atingir os resultados e para o colaborador é uma forma de feedback do seu trabalho.

6. Chek in do “Mentor”

O objetivo da mentoria é que o colaborador seja acompanhado durante o crossboarding de forma a existir a que a sua chefia esteja a acompanhar o seu progresso, ofereça o suporte necessário e orientações sobre a organização.

7. Identificação de potenciais melhorias

O ponto sete consiste na análise das metas definidas e consequentemente as potenciais melhorias para que o colaborador esteja 100% integrado e produtivo.

8. Avaliação do processo

Após a conclusão do crossboarding deverá ser realizada a avaliação do processo identificando os seus pontos fortes e melhorias.

EXTRA POINTS: Motive o seu colaborador mostrando-lhe a confiança que nele deposita nesta nova etapa.

O Onboarding consiste no processo de incorporar o novo colaborador na organização desde o primeiro instante, nomeadamente envolvê-lo na missão, na cultura, nos valores, na equipa, na função e nos objetivos da organização de forma a concluir a sua efetiva integração, potenciando a sua performance.